Vaše bilješke o tome kako se obavlja posao vama su jasne jer znate sve što u njima ne piše. Novi kolega to ne zna. AI vam može pomoći da bilješke pretvorite u korake, s iznimkama i popisom otvorenih pitanja, ali samo ako mu zabranite da praznine popunjava vlastitim pravilima. Najkorisniji dio postupka dolazi na kraju: provjera može li netko tko zna samo ono što piše u uputama riješiti stvarne slučajeve.
Što vam treba
- Bilješke o jednom poslu, makar u natuknicama. Bolje je opisati jedan posao temeljito nego deset površno.
- AI asistent. Dovoljna je besplatna verzija ChatGPT-a, Claudea, Geminija ili Copilota.
- Osobu koja posao zna i može odgovoriti na pitanja koja AI otvori.
Iz bilježaka uklonite lozinke, pristupne podatke i podatke kupaca. Oni ne pripadaju ni uputama ni razgovoru s AI-jem.
Ogledne bilješke
Izmišljena trgovina Čajnica Primjer prodaje čaj preko weba. Marija, koja dosad obrađuje narudžbe, napisala je za novog kolegu ovakve bilješke:
obrada narudžbe - kako ja to radim - narudžbe gledam u adminu webshopa, bitne su one sa statusom Plaćeno i Pouzeće - plaćeno karticom -> odmah u pakiranje - uplata na račun -> čekaj da Ana potvrdi uplatu (ona ujutro gleda izvod), tek onda pakiraj - pouzeće ide samo do 150 eur, iznad toga zovi kupca?? (provjeri s Ivanom) - čaj u vrećicama ide u kutiju S, staklenke uvijek u kutiju M i oko njih folija - račun isprintaj i stavi u paket - adresnica: GLS za HR, za inozemstvo pitaj Ivana - narudžbe do 13 h šaljemo isti dan, kasnije idu sutra - petkom GLS dolazi ranije pa je zadnja pošiljka u 12 h - ako nečega nema na skladištu javi Ivanu, ne šalji djelomično bez dogovora - na kraju u adminu stavi status Poslano i upiši broj pošiljke, kupac onda automatski dobije mail - reklamacije ne rješavaš ti, proslijedi ih na adresu podrške
Bilješke su tipične: redoslijed nije posve jasan, jedno pravilo završava s dva upitnika, a neki slučajevi nisu pokriveni.
Prvi upit: od bilježaka do uputa
Iz bilježaka ispod napiši radne upute za novog kolegu koji od ponedjeljka obrađuje narudžbe u webshopu.
Pravila:
1. Koristi samo ono što piše u bilješkama. Ne dodaj pravila, rokove, iznose, alate ni odgovorne osobe kojih u bilješkama nema.
2. Upute složi kao numerirane korake, redom kojim se posao obavlja. Uz korak navedi tko je odgovoran ako to piše u bilješkama.
3. Posebne slučajeve izdvoji u odjeljak “Iznimke”.
4. Ono što je u bilješkama nejasno, proturječno ili nedovršeno nemoj sam rješavati. Stavi to u odjeljak “Pitanja koja treba razjasniti” i navedi koga bi trebalo pitati, ako to proizlazi iz bilježaka.
5. Piši kratkim rečenicama, u drugom licu (“Provjeri…”, “Upiši…”).
BILJEŠKE:
[zalijepite bilješke]
Pravila 1 i 4 najvažniji su dio upita. Bez njih AI rado doda razumno zvučeće savjete, primjerice da kupca treba obavijestiti o kašnjenju. Možda je to dobra ideja, ali ako vaša tvrtka tako ne radi, novi kolega će raditi nešto što nitko nije odobrio.
Što dobre upute moraju sačuvati
Koraci trebaju obuhvatiti pregled narudžbi, provjeru plaćanja i zalihe, pakiranje, račun i adresnicu, vrijeme slanja te promjenu statusa. Posebne slučajeve — pouzeće, inozemstvo, nedostupnu robu, petak i reklamacije — treba izdvojiti tako da ih novi kolega može brzo pronaći.
Odgovor ne smije nedovršeno „zovi kupca??” pretvoriti u odobreno pravilo. Treba otvoriti pitanja o pouzeću iznad 150 eura, adresnicama za inozemstvo i adresi podrške.
Posebno provjerite izraz „narudžbe do 13 h”: bilješke ne kažu računa li se vrijeme narudžbe ili potvrde uplate. Ne piše ni tko potvrđuje uplate kad Ane nema. Ta pravila mora potvrditi odgovorna osoba.
Drugi upit: može li novi kolega raditi prema uputama
Upute izgledaju uredno, ali to još ne znači da su dovoljne. U istom razgovoru zatražite od AI-ja da glumi novog kolegu i riješi nekoliko stvarnih slučajeva samo prema uputama:
Sada glumi novog kolegu koji ima samo ove upute i nikoga ne može ništa pitati. Za svaki od četiri slučaja napiši što bi napravio, korak po korak. Ako upute ne daju odgovor, napiši “ZAPEO SAM” i objasni što ti nedostaje. Ne izmišljaj rješenja.
1. Narudžba plaćena karticom stigla je u utorak u 11:40. Kupac je naručio dvije staklenke čaja.
2. Ana je u petak u 12:30 potvrdila uplatu na račun za narudžbu od tri vrećice čaja.
3. Narudžba s plaćanjem pouzećem iznosi 180 EUR.
4. Kupac iz Slovenije naručio je tri vrećice čaja, a jedne nema na skladištu.
Za prvi slučaj iz bilježaka proizlaze kutija M s folijom, račun u paketu i GLS za Hrvatsku. Prije slanja treba provjeriti zalihu; taj podatak u opisu slučaja nedostaje. Kod ostala tri slučaja postoje dodatna otvorena pitanja navedena u tablici. Upravo je to vrijedan rezultat: svako zapinjanje je pravilo koje morate dopisati prije ponedjeljka.
| Slučaj | Gdje je zapeo | Što morate odlučiti |
|---|---|---|
| Uplata potvrđena u petak u 12:30 | Zadnja petkova pošiljka je u 12 h | Ide li paket u ponedjeljak i radi li se subotom |
| Pouzeće 180 EUR | Pravilo završava s „??” | Što točno učiniti iznad 150 eura i tko to odobrava |
| Slovenija, jedan proizvod nedostaje | Za oba pravila treba pitati Ivana | Kojom službom ide inozemstvo i što radi kolega dok čeka Ivanov odgovor |
Kako dovršiti upute
- Na sva otvorena pitanja odgovorite vi ili osoba koja posao zna.
- Odgovore dopišite u bilješke, ne izravno u AI-jeve upute, kako bi izvor ostao jedan.
- Ponovite prvi upit s dopunjenim bilješkama, a zatim i test sa slučajevima. Dodajte barem jedan novi slučaj koji se u praksi često događa.
- Gotove upute pročitajte rečenicu po rečenicu i za svaku provjerite piše li to i u bilješkama. Rečenicu za koju ne pronađete izvor obrišite ili je potvrdite.
- Prvog dana neka novi kolega obradi jednu stvarnu narudžbu uz vas, služeći se samo uputama. Gdje zastane, upute još nisu gotove.
Tipične pogreške
- AI je dodao „dobru praksu”. Rečenice poput „obavijesti kupca o kašnjenju” ili „provjeri adresu prije slanja” obrišite ako nisu vaše pravilo.
- Nejasno pravilo postalo je jasno. „Zovi kupca??” ne smije u uputama postati „Nazovi kupca”. Zatražite: „Vrati sve rečenice koje u bilješkama imaju upitnik ili riječ provjeri i stavi ih među pitanja.”
- Upute su preduge. Ako ih novi kolega neće otvoriti tijekom posla, nisu mu korisne. Zatražite verziju koja stane na jednu stranicu, a iznimke ostavite u zasebnom dokumentu.
Sličan postupak koristan je i kad posao predajete kolegi samo na nekoliko dana. To smo opisali u vodiču Idete na godišnji? Pripremite primopredaju posla uz AI.
Izvori
OpenAI Help Center: Prompt engineering best practices for ChatGPT
