Ako prije godišnjeg odmora imate bilješke razbacane po mailovima, papirićima i aplikacijama, AI ih može složiti u pregledan dokument za primopredaju: tablicu otvorenih zadataka s rokovima, popis dogovora i, što je najkorisnije, pitanja koja kolega treba razjasniti s vama prije nego što odete. AI ne zna ništa o vašem poslu osim onoga što mu napišete, pa je rezultat dobar onoliko koliko su dobre bilješke. Zato dokument na kraju provjeravate redak po redak.
Primjer u nastavku napravljen je za Claude, ali isti upit radi u ChatGPT-u, Copilotu ili Geminiju.
Prije nego što išta zalijepite
Bilješke o poslu sadrže podatke o klijentima, ugovorima i kolegama. Prije nego što ih pošaljete AI-ju, provjerite dvije stvari.
- Koji račun koristite. Ako tvrtka ima poslovni račun za AI alat, koristite njega. Kod Claudeovih poslovnih planova, primjerice Team, sadržaj razgovora po zadanim postavkama ne koristi se za treniranje modela. Na osobnim planovima (Free, Pro i Max) o tome odlučujete sami: u Settings > Privacy postavka za pomoć u poboljšanju modela (Help improve our AI models) određuje smiju li se vaši novi razgovori koristiti za treniranje. Ako tvrtka nema poslovni račun, provjerite internu politiku ili pitajte nadređene smijete li koristiti osobni, a prije slanja bilješki pogledajte kako je ta postavka uključena kod vas.
- Što ne ide u upit. Lozinke, pristupni kodovi, brojevi računa, OIB-i i osobni podaci kolega ne pripadaju u bilješke za AI. Za primopredaju ih ionako ne trebate prepisivati; kolega ih dobiva službenim putem.
Više o tome što se događa s porukama koje šaljete pročitajte u vodiču Krade li AI moje podatke?
Polazni materijal: ogledne bilješke
Ovo su izmišljene bilješke voditeljice projekata koja ide na godišnji od 27. listopada do 7. studenoga. Mijenja je kolegica Tena. Tvrtka Lumen d.o.o. izmišljeni je klijent.
Lumen: katalog ide u tisak 29. 10., grafičar čeka Markove zadnje ispravke cijena
sastanak s Lumenom 30. 10. u 10 h – termin proljetne kampanje + ponuda za web
izvještaj za upravu do 3. 11., fale brojke za listopad, Tena ima pristup tablici
popust Lumenu max 5 %, odobrila Sanja, više ne obećavati
račun 2026-118 još nije plaćen, ako ne sjedne do 31. 10. poslati podsjetnik
pristupne podatke Tena dobiva od IT-a
Upit za dokument
Idem na godišnji od 27. 10. do 7. 11. Kolegica Tena preuzima moje zadatke. Iz bilješki ispod napravi dokument za primopredaju s ovim dijelovima: 1. tablica otvorenih zadataka sa stupcima zadatak, rok, sljedeći korak, kome se obratiti, napomena; 2. dogovori i ograničenja koja Tena mora poštovati; 3. kalendar po danima za vrijeme mog odsustva; 4. popis pitanja koja Tena treba postaviti meni prije mog odlaska. Ne izmišljaj rokove, imena ni podatke kojih nema u bilješkama. Gdje nešto nedostaje, upiši „nedostaje” i dodaj to kao pitanje u četvrti dio. Bilješke: [zalijepite bilješke]
U Claudeu možete dodati i „Napravi to kao dokument”. Tada dobivate artifact, zaseban dokument koji možete izvesti u Word ili PDF i poslati kolegici. Ako ovakvu primopredaju radite redovito, upute možete spremiti u Claude Project pa ih ne morate svaki put ponovno pisati.
Što bi dobar dokument trebao sadržavati
Prije nego što pročitate odgovor, znajte što u njemu tražite. Za ogledne bilješke tablica bi trebala imati ovih pet redaka:
| Zadatak | Rok | Sljedeći korak |
|---|---|---|
| Katalog za Lumen u tisak | 29. 10. | dobiti Markove ispravke cijena i proslijediti ih grafičaru |
| Sastanak s Lumenom | 30. 10. u 10 sati | pripremiti termin proljetne kampanje i ponudu za web |
| Račun 2026-118 | 31. 10. | provjeriti uplatu; ako je nema, poslati podsjetnik |
| Izvještaj za upravu | 3. 11. | unijeti brojke za listopad iz tablice |
| Popust za Lumen | stalno | najviše 5 %, odobrila Sanja; veći popust ne obećavati |
Važniji od tablice je popis pitanja. U ovim bilješkama nedostaje dosta toga što Tena mora znati, i dobar odgovor trebao bi to primijetiti:
- Do kada Marko šalje ispravke cijena i što ako ne stignu do 29. 10.?
- Tko je grafičar i kako ga kontaktirati?
- Tko je kontakt u Lumenu i gdje se sastanak održava?
- Postoji li već nacrt ponude za web i gdje je spremljen?
- Gdje je tablica s brojkama za izvještaj i kome se izvještaj šalje?
- Kome se podsjetnik za račun šalje i postoji li predložak?
- Smijete li biti kontaktirani tijekom godišnjeg, i u kojim slučajevima?
Ako AI postavi barem većinu ovih pitanja, dobro je pročitao bilješke. Ako umjesto „nedostaje” upiše nečije ime ili rok kojeg nema u bilješkama, recite mu to i zatražite ispravak. Takve izmišljene pojedinosti u primopredaji su opasnije od praznih polja.
Kako provjeriti dokument
- Od bilješki prema dokumentu. Prođite bilješke redak po redak i za svaki pronađite gdje je u dokumentu. Ništa ne smije nestati.
- Od dokumenta prema bilješkama. Za svaki datum, iznos i ime u dokumentu pronađite odakle je došao. Ono što ne možete pronaći, obrišite ili provjerite.
- Datumi i dani. Ako je AI složio kalendar po danima, provjerite u svojem kalendaru pada li 30. listopada doista na dan koji piše. Ovakve pogreške su česte.
- Odgovori na pitanja. Odgovorite na pitanja iz četvrtog dijela i zatražite da ih AI ugradi u dokument.
Zadnji korak nije posao za AI: s kolegom prođite dokument uživo ili na kratkom pozivu. Petnaestak minuta razgovora otkrit će ono što ste zaboravili zapisati.
Bonus: automatski odgovor
Kada je dokument gotov, u istom razgovoru možete zatražiti i poruku za automatski odgovor e-pošte:
Napiši kratak automatski odgovor za vrijeme mog godišnjeg, na hrvatskom i engleskom. Navedi da sam odsutna od 27. 10. do 7. 11. i da me za projekte mijenja Tena. Ne navodi razlog odsutnosti ni ime klijenta. Njezinu e-adresu upisat ću sama.
Kako AI koristiti i za druge uredske poslove, od zapisnika do kratkih prezentacija, pročitajte u vodiču Jedan posao, manje prepisivanja.
Izvori
Claude: Plans and pricing (razlike osobnih i poslovnih planova)
Claude Help Center: What are artifacts and how do I use them?
Anthropic Privacy Center: How do I change my model improvement privacy settings?
