Dobili ste službeni dopis? Prompt koji otkriva što se od vas traži i do kada

Službeni dopis često u istom tekstu miješa obavijest, molbu i stvarnu obvezu, a rokovi su razbacani po odlomcima. Ovaj prompt dopis pretvara u popis: što se od vas traži, do kada, je li to dopis formulirao kao obvezu, mogućnost ili molbu i što se događa ako to ne napravite. Uz svaku stavku stoji citat iz dopisa, a AI ne smije dodati kaznu, rok ni propis koje u tekstu nema. AI pritom samo razvrstava ono što piše u dopisu. Postoji li pravna obveza, ne utvrđuje.

Za koga je i što radi

Prompt je namijenjen svakome tko dobije dopis komunalnog poduzeća, banke, osiguranja, škole ili upravitelja zgrade i želi brzo vidjeti što se od njega traži. Dovoljna je besplatna verzija bilo kojeg AI asistenta. Prompt ne tumači zakone i ne zamjenjuje pravni savjet. Ako dopis dolazi od suda ili se u njemu spominje žalba, ovrha ili prekršaj, pročitajte ga sami i potražite stručnu pomoć.

Iz stvarnog dopisa prije lijepljenja uklonite ime, adresu, OIB, broj korisnika i broj računa. Za ovaj zadatak nisu potrebni. Više o tome pročitajte u tekstu Krade li AI moje podatke?

Prompt

Ispod je dopis koji sam dobio. Napravi popis onoga što trebam napraviti.

Za svaku stavku navedi: što treba napraviti | do kada | je li to obveza, mogućnost ili molba | što se događa ako to ne napravim | doslovni citat iz dopisa.

Pravila:
1. Koristi samo ono što piše u dopisu. Nemoj dodavati kazne, rokove, propise ni posljedice koje dopis ne navodi.
2. Ako dopis ne kaže što se događa ako nešto ne napravim, upiši “dopis ne navodi”.
3. Riječi poput “molimo”, “možete”, “ako želite” i “dužni su” prenesi točno kako ih dopis koristi. Molbu ne pretvaraj u obvezu.
4. Stavke poredaj prema roku, od najranijeg.
5. Na kraju izdvoji priloge koji se spominju i kontakt za pitanja.
6. Ne tumači zakone i ne daj pravni savjet. Ako nešto nije jasno, stavi to na popis pitanja za pošiljatelja.

DOPIS:
[zalijepite dopis bez osobnih podataka]

Pravilo 3 sprječava da AI formulaciju u sažetku pojača ili ublaži. „Molimo Vas da potvrdite” i „dužni ste potvrditi” zvuče različito, a AI ih lako izjednači. Stupac „obveza, mogućnost ili molba” zato opisuje kako je zahtjev napisan, a ne što pravno vrijedi. Uljudna riječ „molimo” sama po sebi ne znači da je zahtjev neobvezan: dopisi često uljudno traže i ono što morate napraviti. Je li nešto obvezno, ovisi o kontekstu, primjerice o ugovoru ili propisu na koji se dopis poziva, a to AI iz samog dopisa ne može utvrditi.

Ogledni dopis za vježbu

Dopis izmišljenog Vodovoda Primjer sadrži obavijest, mogućnost, molbu, obvezu koja vrijedi samo za dio korisnika i podsjetnik na opće uvjete. Preuzmite ga ili kopirajte iz okvira.

VODOVOD PRIMJER d.o.o. (izmišljeno, za vježbu)
Ulica primjera 10, 10000 Zagreb

Predmet: Elektronička dostava računa i očitanje vodomjera

Poštovani korisniče,

obavještavamo Vas da od 1. siječnja 2027. račune za vodne usluge dostavljamo isključivo elektroničkom poštom i u korisničkom portalu.

Ako i dalje želite primati račune u papirnatom obliku, podnesite zahtjev na priloženom obrascu Z-1 najkasnije do 30. studenoga 2026. Zahtjev možete predati u poslovnici ili poslati na adresu racuni@vodovod-primjer.example.

Molimo Vas da do 15. prosinca 2026. u korisničkom portalu potvrdite adresu e-pošte na koju želite primati račune. Ako adresu ne potvrdite, račune ćete i dalje moći preuzeti u korisničkom portalu.

Redovno očitanje vodomjera u Vašoj zgradi obavlja se od 10. do 14. studenoga 2026. Korisnici čiji vodomjer nije dostupan iz zajedničkog prostora dužni su u tom razdoblju omogućiti pristup očitaču ili do 14. studenoga 2026. dostaviti stanje vodomjera putem korisničkog portala. Ako stanje ne bude očitano ni dostavljeno, potrošnja će se obračunati prema prosjeku prethodnih šest mjeseci.

Podsjećamo da su prema Općim uvjetima isporuke korisnici dužni obavijestiti isporučitelja o promjeni adrese za dostavu.

Za sva pitanja dostupni smo radnim danom od 8 do 15 sati na broju 01 0000 000.

Prilog: obrazac Z-1

S poštovanjem,
Služba za korisnike

Očekivani rezultat

Ispravan popis za ogledni dopis, poredan prema roku. Vrsta zahtjeva navedena je onako kako ga dopis formulira:

1. Očitanje vodomjera, 10. – 14. studenoga 2026. Dopis to navodi kao obvezu („dužni su”), ali samo za korisnike čiji vodomjer nije dostupan iz zajedničkog prostora: omogućiti pristup očitaču ili do 14. studenoga dostaviti stanje u portalu. Ako se ne očita ni ne dostavi, potrošnja se obračunava prema prosjeku prethodnih šest mjeseci.
2. Papirnati računi, do 30. studenoga 2026. Mogućnost („ako i dalje želite”): samo ako ih želite i dalje primati, podnosite zahtjev na obrascu Z-1. Posljedicu propuštanja roka dopis ne navodi, osim da se od 1. siječnja 2027. računi dostavljaju elektronički.
3. Potvrda adrese e-pošte, do 15. prosinca 2026. Dopis to formulira kao molbu („Molimo Vas”) i sam navodi posljedicu: ako adresu ne potvrdite, račune i dalje možete preuzeti u portalu.
4. Promjena adrese za dostavu, bez roka. Dopis podsjeća na obvezu iz Općih uvjeta isporuke („dužni su”); ne navodi rok ni posljedicu.

Uz to: od 1. siječnja 2027. računi stižu elektronički, što je obavijest, a ne zadatak. Prilog je obrazac Z-1, a kontakt je telefon radnim danom od 8 do 15 sati. Nijedna stavka ne smije sadržavati kaznu, kamatu ni zakonski rok, jer ih dopis ne spominje.

Što je AI napravio u našoj probi

Prompt smo s oglednim dopisom isprobali 25. listopada 2026. u besplatnom ChatGPT-u bez prijave. Svi rokovi bili su točni i poredani od najranijeg. Formulacije dopisa prenio je točno: očitanje kao obvezu samo za korisnike čiji vodomjer nije dostupan iz zajedničkog prostora, papirnate račune kao mogućnost, a potvrdu e-adrese kao molbu, uz posljedicu koju navodi dopis. Nije dodao nijednu kaznu ni propis. Na kraju je predložio četiri pitanja za pošiljatelja, primjerice kako i u kojem roku treba prijaviti promjenu adrese.

Jedna sitnica: obavijest o elektroničkim računima od 1. siječnja 2027. uvrstio je kao petu stavku popisa „što treba napraviti”, iako ju je sam označio kao obavijest. Takvu stavku jednostavno prekrižite.

Gdje AI najčešće griješi

• Mijenja jačinu formulacije. „Molimo Vas da potvrdite” u sažetku postane „morate potvrditi”, ili obrnuto, „dužni ste” postane „preporučuje se”.
• Obvezu za dio korisnika prikaže kao obvezu za sve. U oglednom dopisu očitanje se odnosi samo na korisnike s nedostupnim vodomjerom.
• Dopisuje posljedice iz općeg znanja. Kamate, opomene ili „zakonske rokove” koje dopis ne spominje. Zato pravilo 1 i stupac s citatom.
• Spoji dva roka u jedan. Razdoblje od 10. do 14. studenoga i rok 14. studenoga odnose se na dvije različite radnje.

Kako provjeriti odgovor

1. Svaki rok usporedite s dopisom, datum po datum, i tek ga onda upišite u kalendar.
2. Uz svaku stavku pronađite citat i provjerite je li AI prenio formulaciju iz dopisa, bez pojačavanja ili ublažavanja. Ako piše „molimo”, zahtjev nije nužno neobvezan: provjerite što dopis navodi kao posljedicu i poziva li se na ugovor ili propis. Ako ni tada nije jasno, pitajte pošiljatelja.
3. Svaku posljedicu („ako to ne napravite…”) potražite u dopisu. Posljedicu koje u dopisu nema obrišite.
4. Pitanja koja AI predloži postavite pošiljatelju na kontakt iz dopisa, a ne AI-ju.

Ako vam takve poruke stižu e-poštom i ima ih mnogo, sličan pristup za cijeli pretinac opisali smo u vodiču Deset pristiglih mailova: izdvojite što traži vaš odgovor.