Zaposlenik u nabavi može imati sve dokumente na raspolaganju i svejedno potrošiti dobar dio dana tražeći koji se postupak primjenjuje na konkretan slučaj. Problem često nije nedostatak informacija, nego njihov raspored: pravilo u jednoj datoteci, izmjena u drugoj, objašnjenje u trećoj.
BH Telecom predstavio je razvoj AI asistenata namijenjenih upravo radu sa složenom poslovnom dokumentacijom. GenAI tim na konferenciji AI & Cyber Resilience, održanoj 6. listopada u Sarajevu u organizaciji AmCham BiH, prikazao je primjere iz nabave i pravne usklađenosti.
Prema objavi kompanije od 7. listopada, iskustva su predstavile Fatima Skaka-Čekić, Dalila Mujarić-Hadžić i Amela Trbović. Asistenti služe analizi i strukturiranju informacija te prepoznavanju relevantnih elemenata u dokumentima. Stručna procjena i donošenje odluka ostaju zaposlenicima.
Vrijednost je u pronalaženju primjenjivog pravila
Za organizacije u Hrvatskoj i regiji taj je smjer zanimljiv jer se naslanja na poznat administrativni posao. Zaposlenik ne treba samo sažetak dugog dokumenta. Treba znati odnosi li se pojedina odredba na njegov slučaj, postoji li novija verzija i kome se obratiti kada su pravila nejasna.
Dobar bi interni asistent, primjerice, uz odgovor o potrebnoj dokumentaciji pokazao izvorni odlomak i izdanje pravilnika. To je koristan kriterij za procjenu takvih rješenja, a ne popis javno potvrđenih funkcija BH Telecomova sustava.
Kompanija nije objavila naziv korištenog modela, obuhvat korisnika ni mjerljive rezultate poput vremena obrade ili udjela pogrešnih odgovora. Predstavljanje zato daje uvid u konkretan razvojni smjer, dok za procjenu dosega primjene još nedostaju operativni podaci.
Gdje sličan projekt može zapeti
U radu s internim pravilima zastarjeli dokument može biti veći problem od nespretnog odgovora. Ako asistent pronađe uvjerljivo objašnjenje u povučenoj proceduri, zaposlenik može uredno provesti pogrešan postupak.
Prije širenja takvog alata treba zato odrediti tko održava dokumente, kako se povlači stara verzija i smije li svaki zaposlenik vidjeti svaki izvor. Pristup AI asistentu ne bi smio zaobići ograničenja koja već postoje u poslovnom sustavu.
Odgovor koji upućuje na nadležnu osobu također može biti dobar rezultat. Posebno u pravnim i nabavnim pitanjima, sustav bi morao prepoznati kada dokumentacija ne daje dovoljno podataka za zaključak.
Odakle početi u vlastitoj kompaniji
Najpraktičniji početak bio bi jedan ograničen proces i skup pitanja na koja već postoje potvrđeni odgovori. Tim može usporediti koliko brzo zaposlenik pronalazi važeću odredbu, pokazuje li asistent pravi izvor i razlikuje li slučajeve koji traže dodatno odobrenje.
Takva provjera pretvara opću želju za „AI-jem u kompaniji” u mjerljiv posao. BH Telecomov primjer posebno je koristan zato što usmjerava pozornost na ljude koji svakodnevno primjenjuju pravila: upravo njima dostupnost pravog dokumenta u pravom trenutku može najviše značiti.
